Assistant·e Administratif·ve Chargé·e d'Accueil H/F - France Travail

L'ENILV de la Roche sur Foron (74), établissement public d'enseignement agricole, recrute un(e) assistant(e) administratif(ve), à temps complet (100%), de catégorie C.

L'ENILV de La Roche sur Foron, c'est quoi ?
L'ENILV, Ecole Nationales des Industries du Lait et de la Viande, comprend un lycée d'enseignement général et technologique ainsi qu'un centre de formation professionnelle aux métiers du laboratoire et de l'agro-alimentaire tels que beurrier, fromager, charcutier, boucher et/ou tout autre transformation alimentaire avec :
- 450 apprenants formés par an,
- Des formations du CAP à la licence par voie scolaire ou par apprentissage,
- Des ateliers de transformation agroalimentaire assurant une production de fromages, beurre, yaourt et de produits carnés (charcuteries, salaisons, découpe de viande) ainsi qu'un magasin de vente,
- Un réseau de partenaires professionnels développé.
Elle est également le siège d'un chantier d'Insertion professionnelle accueillant des publics d'horizon diverse en situation éloignée de l'emploi.
http://www.enilv74.org/

Missions du poste :
* Accueil physique et téléphonique :
- Accueillir les usagers et les diriger vers les services compétents,
- Téléphone : réception des appels, répartition vers les agents compétents, filtrage des communications, prise de messages,
- Réception et dispatching des colis dans les services,
- Gestion de l'annuaire 3CX (système de téléphonie),
- Accueil des groupes extérieurs.
* Gestion du courrier :
- Courrier papier :
o Réception, enregistrement du courrier, et tri par service,
o Affranchissement du courrier départ et des colis.
- Gestion des boîtes mails institutionnelles.
* Suivi logistique :
- Gestion administrative des véhicules de service,
- Achat de commandes groupées et gestion des stocks,
- Régie d'avances.
* Lien avec la Direction :
- Appui à la Direction,
- Aide à la gestion des instances,
- Suivi des conventions.

Description de l'offre :
- Type de contrat : Contrat à Durée Déterminée
- Durée : du 02/11/2026 au 31/08/2027 (éventuellement renouvelable)
- Quotité de travail : 100 %
- Catégorie C

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion des emails,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Gérer les réservations de salles et de matériel,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser le traitement des commandes,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.

• Guide de bonnes pratiques
• Logiciels bureautiques
• Procédure de dispatch
• Gestion des stocks
• Traitement des commandes
• Techniques de communication
• Traitement du courrier
• Empathie